中小企業のIT導入支援
ITの導入度が低いほど急激な成果を生み出せるチャンス。
中小企業のIT化は急務
想像もしなかった未来が現実に
20年前は財布や定期券を忘れても改札を通って電車に乗って取引先に向かいました。今ではどうでしょうか。道がわからなければ携帯電話がナビゲーションしてくれ、打合せにメモ帳やペンを持っていかなくても携帯電話にメモ帳に。コンビニでは携帯電話をレジにかざすだけで何でも買えるようになりました。
今や当たり前の、こんな姿を20年前に聞かされて信じられたでしょうか？そのくらい、人々の生活はここ20年で激変しているのです。20年を振り返ると大きな変化だけれど、毎日少しずつ変化が起こっているので、気が付かなかったかもしれません。
あなたのビジネスに変化はありましたか？
常に変化
でも、ひょっとしてあなたのビジネスは、20年間何も変わっていないのではありませんか？営業マンが取引先を訪問して「おすすめ」を紹介する。注文は電話やファックスで受け、これをまとめて仕入れる。契約書や請求書にはハンコが捺してあって郵便で送られてくる。生活はすっかり効率化しているのに、仕事は全然変わっていない……。 このような事業所は、ほんのちょっとしたITの導入で、劇的に業務を効率化できます。今と同じ陣容でこれまで手を付けたくてもできなかった様々なことに着手することができます。コロナウイルスの感染拡大で急に話題になった「テレワーク」をスタートすることで、営業マンが取引先に移動する時間も費用も、ひょっとしたら営業車も節減して、その分他のことに時間やお金を使えるかもしれません。
時代の変化に対応できる力を身につける
今から10年経ったら、車の運転は全て自動化して、自分が運転する必要がなくなるかもしれません。更にもう10年経ったら、頭の中で「どこどこに行きたいな」と考えただけで、目の前に自動運転車が出てくるかもしれません。20年後の子どもたちが2020年の車のハンドルを見て「これ、何なの？」と言うでしょう。そのくらいの大きな変化がありうるのです。
変化の中心にあるのはコンピュータ、ITです。これまで20年間の変化、そしてこれから訪れる変化の中心には、常にコンピュータがいて、IT（インフォメーション・テクノロジー）があります。私たちも、少しでも早くコンピュータやITを取り入れて、時代の変化の波に乗っていきましょう。
まずは取り組みやすいところから
ポイントはクラウド
ディグナは、ITを取り入れて効果が短期で実感でき、取り組みやすいところから着手していきます。日本全国のIT導入診断士がお客様を訪問し、お客様の会社のお仕事の流れを理解し「このまま手を付けないほうがいいところ」と「IT化して効率を向上させると目覚ましい変化が期待できるところ」に切り分けて、着手順を決めていきます。ディグナはお客様と「並走」します。
では、どのようなポイントが典型的なITを導入すると目覚ましい改善が訪れる点なのでしょうか？ディグナでは、いくつかのパッケージをご用意して、このパッケージの組み合わせで進めていきます。ソフトウエアに関しては、お店で売っていてそれぞれのパソコンにインストールするような「パッケージ・ソフトウエア」は使用しません。すべてインターネット（クラウド）上で利用できるサービスを使用します。
時代の変化はとても早いので、これから変化をしていくお客様のビジネスに、その時代その時代で最適なソフトウエアに乗り換えていくのが最適な方法だからです。ビジネスが変わっているのに、以前買ったソフトウエアに縛られていることがとても馬鹿らしいからです。
社内のコミュニケーション
ウェブ会議
自社メールアドレス
＠color.ocn.ne.jpや@docomo.ne.jpに当たる部分を「@あなたの会社名.co.jp」とか「@あなたの店名.com」などにします。社外に対しては旗印になり、社内のモチベーション向上にもつながります。
社内チャット
社内の「言った」「言わない」の行き違いを少しでも無くすのは口頭ではなく、文字でコミュケーションして、これを証拠として残すこと。ウェブ会議でも録画機能で議事録を残すことが可能です。このために活用したいのが社内チャットです。
ペーパーレス化
社内外で発生する手書き処理のやりとりを極力なくします。将来的には注文の集計や会計システムへの入力は自動化。このようなビジョンを明確にしディグナのIT導入診断士はプランを作っていきます。
テレワーク
テレワーク環境は整っていますか？
スプレッドシートやワープロなど
オンラインストレージでデータを共有
ウェブ会議システムやチャット・システムを導入しても、これだけではテレワークは実施できません。会議をやるにしても資料が紙ではなくてデジタル化して共有されていなければいけませんし、自宅で入力をするにしても、元のデータがデジタル化されていて共有されていなければいけません。
マイクロソフト社の「エクセル」をご存知でしょうか？ 「表計算ソフト」というように呼ばれることが多いのですが、分析をしたりグラフを作成してデータを「見える化」したりするなど表計算以外のさまざまな機能が搭載されているので、このようなソフトウエアを「スプレッドシート」といいます。同様にワードプロセッサーや、プレゼンテーションを作成するソフトウエアなど、仕事に使う一般的なツールは全員分必要です。
会計システムは導入済みですか？
会計システムのIT化
「ITなんか全然入れてないよ」という事業所でも、会計システムだけは導入されているケースがとても多いです。ディグナでは、クラウド型の会計システムをお勧めしています。パソコンにインストールするタイプの会計システムだと、財務諸表を社長に提出する場合、紙にプリントアウトするか、pdfファイルを作ってこれをメールなどで送るのがせいぜいです。
クラウド型であれば、社長は自宅のパソコンから直接システムにアクセスできます。店舗であれば機能をオプションで追加してレジスターから売上を直接取り込んで入力の手間を省いたり、倉庫の在庫管理システムと連携して当月の出荷金額を計算して請求書を自動発行したりとか、という機能もあります。
「会計データがインターネット上にあって社内にないなんて不安だ」という方が多いのですが、インターネット上の保管場所は銀行の貸し金庫と同じで、堅牢にできています。大事なものを社内の金庫に収めるほうが安全なのか、貸し金庫に預けたほうが安全なのか？ 答えは明らかですね。
在庫管理は商売の基本中の基本
業務システム
在庫の管理をIT化すれば業務効率が画期的に向上する業種もあるでしょうし、時給制のアルバイトが多く働いている事業所では勤怠管理とそれと連動した給与計算システムが有効でしょう。電話とファックスを使った受発注というのは、最も典型的な「ITゼロ企業」です。
飲食業なら、話題の「Uber Eats」や「出前館」といった出前システムとの連携は今や欠かせないものとなっていますし、美容院もスマートフォンで予約できるのがもはや当たり前になっています。業務システムは、業種ごとに必要なものをIT導入診断士とご相談の上、選択していただきます。
広告はデジタルの時代に
マーケティング
事業所のホームページを作って常に情報発信していく、スマートフォンの道案内で来られるお客様のためにグーグル・マップに事業所を掲載させる、広告もインターネットで実施してみる……。こういった、デジタルを活用したマーケティング活動も、これからの中小事業所には欠かせません。マーケティング活動はディグナが創立以来ずっと取り組んできたこと。ここでも並走しながらプロジェクトを進めていきます。
CHANGE YOUR MINDSET
重要なのは社長の意識
「従来の手作業をやめてITを導入しよう」などと言うと、ほぼ間違いなく先代社長や古参社員に反対されます。「今のやり方で上手くいっているのになんで変えなきゃいけないんだ？」とか「何年もやってきたこの方法を変える意味がわかりません」とか「コンピューターとかスマートフォンはどうも苦手で」とか……。
こうした声に勝てないのなら、従来と同じ、昔ながらの方法をこれからも続けて、時代の流れにこれからも取り残されていくしかないとは思います。これは、他の農家がみんな耕うん機を導入して田畑を耕しているのに自分だけ牛馬を使っているのと変わらないですよね。
社内のIT化を推進するのは社長
こうした主張を受け入れてしまって大丈夫ですか？ こうした声を説得し、まず導入しやすく成果がわかりやすいところからITを取り入れていくのは社長である、あなたしかいないのです。
社長も「俺もITとかよくわかんないから」などと言って、若い社員でパソコン好きな人を選んでこの人に任せたりするのが一番いけません。若い会社員は、先輩である古参社員に反対されると腰砕けになってしまいがちです。
ここは、大変ですが社長にはITに関する基礎知識を身につけていただいて、「どんな事ができるようになるのか」「その結果、手間が省けるところと逆に丁寧に手間をかけないといけないところ」がわかってきますので、これをもとに「自社ならこういうITを導入したら効率が上がる」「これは実現したいがカネがかかる」「これならパソコンが手放せなくなる」ということを理解してITを導入していただきたいのです。
DX学校
ディグナではこうした社長のための講座「DX学校」を用意しています。社長に「プログラムを書いてください」などとはお願いしません。
ITという道具が、従来の電話やファックス、電卓などよりもどのくらい役に立つのかわかるようになった上で、自社にITの導入を考えていただければ、スムーズに最良のIT導入ができるのです。今の高校生は、情報の専門学科でなくて普通科や商業科の生徒でも「情報」という科目を履修します。
「DX学校」のカリキュラムは、勉強机からもう何年も離れている社長でも「情報」の中身を学習できるように考えられています。こちらの利用も、ぜひ考えてみてください。
専任担当者を育てる
IT導入には、専任の社員がぜひとも必要です。社長と奥さんが数人のアルバイトで回しているような規模であれば社長が兼任でやるしかありませんが、従業員が20人以上事業所であれば、専任担当者を是非置いてください。ITによる効率の向上を補って余りある効果が期待できます。
「DX学校」では、この専任担当者のための講座も用意しています。
ディグナは、中小企業の成長に寄り添います。
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